Prawo dostępu do informacji publicznej jest jednym z podstawowych praw obywatelskich gwarantowanych w Konstytucji RP. Najogólniej rzecz ujmując obejmuje ono m.in. możliwość wglądu (w tym kopiowania) dokumentów związanych z działalnością władz publicznych. Oczywiście kwestie zamówień publicznych wiążą się z taką działalnością, stąd prawie każdy może uzyskać dostęp do dokumentów składanych w ramach procedury wyłonienia wykonawcy zamówienia oraz realizacji samego przedsięwzięcia. Jednocześnie stwarza to zagrożenie dostania się do publicznego obiegu informacji ściśle związanych z działalnością startującego w konkursie na wykonanie zamówienia publicznego. Jak przeciwdziałać takiej sytuacji?
Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej prawo dostępu doznaje ograniczenia ze względu na prywatność osoby fizycznej bądź tajemnicę przedsiębiorcy. Jasne jest, że w perspektywie zamówień publicznych zastosowanie będzie mieć przede wszystkim druga z tych przesłanek. Jednak, aby przedsiębiorca mógł na tej podstawie zabezpieczyć informacje przekazywane w ramach zamówienia publicznego musi wyraźnie zastrzec, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa. Czynność tę należy dokonać najpóźniej w dniu składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu – przekroczenie tego terminu spowoduje, że zastrzeżenie nie będzie skuteczne. Zgodnie z Prawem zamówień publicznych przedsiębiorca może zastrzec takie dane, jak np. informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa – oczywiście o ile nie są one powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się działalnością danego rodzaju. Jednocześnie należy pamiętać, że wnioskodawca musi uzasadnić swoje stanowisko, jednoznacznie wykazując, że dane informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Oceny, czy faktycznie tak jest, dokonuje zamawiający – stąd w interesie przedsiębiorcy jest jak najlepsze przedstawienie argumentów świadczących o konieczności zastrzeżenia określonych danych.