Rząd opublikował projekt ustawy nakazującą stronom realizującym zamówienia publiczne przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Rozwiązania te wynikają z prawodawstwa unijnego, które zmierza do pełnej elektronizacji tego typu postępowań. Jednak jak na razie w Polsce poważnym problemem nie są kwestie prawne, ale brak odpowiedniej infrastruktury informatycznej.
Końcem kwietnia br. rząd rozpoczął prace legislacyjne nad ustawą, która nakazuje przesyłanie faktur drogą elektroniczną w zamówieniach publicznych. Ich celem jest wprowadzenie do polskiego porządku prawnego rozwiązań w tym zakresie ustanowionych w 2014 roku przez Unię Europejską. Ustawa ma znaleźć zastosowanie do procedur przewidzianych w Prawie zamówień publicznych oraz w ustawie o umowie koncesji na roboty budowlane. Co prawda współcześnie tego typu rozwiązania nikogo nie powinny dziwić, jednak doświadczenie pokazuje, że cyfryzacja sektora publicznego w Polsce przebiega opornie i z dużymi problemami. A szkoda, gdyż nowoczesne technologie służą przede wszystkim poprawieniu szybkości i efektywności każdego postępowania. Pisaliśmy o tym w poprzednim artykule.
Faktura elektroniczna – wymagania
Podstawowym celem dyrektywy unijnej z 16 kwietnia 2014 roku w sprawie wysyłania faktur drogą elektroniczną w zamówieniach publicznych jest ułatwienie handlu zagranicznego. Będzie to możliwe dzięki ujednoliceniu w państwach Unii Europejskiej zasad dotyczących faktur w formie elektronicznej wystawianych w ramach realizacji zamówień publicznych. Stąd też prawodawstwo unijne wypracowało specjalną normę, której muszą odpowiadać wszystkie tego typu faktury. Jednak – pomimo tego, że polski ustawodawca prowadził już stosowne prace legislacyjne – ta dyrektywa nie została implementowana do polskiego prawa. Tym razem sytuacja ma ulec zmianie.
Faktury elektroniczne – zasady
W tym celu projektodawcy planują wprowadzić do polskiego porządku prawnego dwa nowe pojęcia: „ustrukturyzowanej faktury” oraz „innego ustrukturyzowanego dokumentu”. Pierwsze z nich ma odnosić się do faktury w formie elektronicznej nadającej się do przesłania za pomocą specjalnej platformy. Obok wymagań przewidzianych przez ustawę o VAT (m.in. data wystawienia, wartość usług lub towarów, otrzymaną kwotę zapłaty) będzie musiała ona zawierać informacje dotyczące odbiorcy płatności oraz poszczególnych pozycji faktury, a także wskazanie umowy o udzielenie zamówienia publicznego z jakiej wynika transakcja. Natomiast za „inny ustrukturyzowany dokument” projektodawcy przyjmują dokument elektroniczny związany z realizacją zamówień publicznych. Również on będzie musiał spełniać warunki do przesłania za pomocą platformy. W uzasadnieniu do ustawy projektodawcy wskazali, że za tego typu dokumenty należy rozumieć przede wszystkim fakturę korygującą, zamówienie dostawy, a także awizo dostarczenia towarów oraz potwierdzenie odbioru i notę księgową.
Europejska perspektywa
Jeżeli projektowane regulacje wejdą w życie każdy zamawiający, jak i wykonawca będzie zobowiązany posiadać własne konto na tej platformie. Za jej funkcjonowanie ma być odpowiedzialny minister do spraw gospodarki. Projekt przesądza, że każdy wykonawca będzie uprawniony do przesyłania za pomocą platformy ustrukturyzowanych faktur, natomiast zamawiający będzie musiał je w takiej formie przyjąć. Stąd też zamawiający będą musieli dostosować się do przesyłania faktur drogą elektroniczną oraz ich przetwarzania do dnia 27 listopada 2018 roku – a więc do dnia wejścia w życie projektowanej ustawy. Jednak termin ten ma charakter jedynie teoretyczny, gdyż przepisy obligujące ministra do uruchomienia platformy obsługującej przesyłanie faktur drogą elektroniczną mają wejść w życie dopiero 18 kwietnia 2019 roku – a więc to od tego momentu technicznie będzie możliwe przesłanie faktury w formie elektronicznej przez wykonawcę. Warto wspomnieć, że osobny termin wejścia w życie – 1 sierpnia 2019 roku – projektodawcy przewidzieli dla zamówień, których wartość nie przekracza 30 000 euro.
Ustawa ma także umożliwić przesyłanie faktur elektronicznych drogą elektroniczną pomiędzy zamawiającymi i wykonawcami pochodzącymi z różnych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W tym celu minister do spraw gospodarki przystąpił do międzynarodowego stowarzyszenia OpenPEPPOL, które ma swoją siedzibę w Brukseli i przy wsparciu Komisji Europejskiej zajmuje się zapewnieniom komunikacji pomiędzy „europejskimi” jednostkami sektora publicznego i wykonawcami składanych przez nie zamówień. Oczywiście korzystanie z tego typu rozwiązań będzie niezwykle korzystne w przypadku „międzynarodowego” realizowania zamówień publicznych. Przede wszystkim pozwoli na szybkie przesyłanie dokumentów księgowych pomiędzy różnymi krajami europejskimi, a co jeszcze ważniejsze w znacznym stopniu ujednolici wymagania prawne co do ich treści.
Pierwsze zwiastuny problemów
Niestety historia wprowadzania w Polsce nowych systemów informatycznych w sferze publicznej pokazuje, że droga od pomysłu do jego realizacji jest długa i wyboista. Wszystko wskazuje na to, że nie inaczej będzie w przypadku wysyłania faktur drogą elektroniczną w zamówieniach publicznych. Przesyłanie faktur drogą elektroniczną jest elementem szerszego procesu cyfryzacji postępowań prowadzonych w ramach zamówień publicznych. Ostateczny termin na wprowadzenie obowiązkowej komunikacji elektronicznej w tego typu procedurach mija 18 października br. i pomimo tego, że odpowiednie przepisy zostały już uchwalone ciągle brak zapowiadanej Platformy e-Zamówienia. Zgodnie z informacjami przekazanymi przez Urząd Zamówień Publicznych istnieje prawdopodobieństwo, że do wyznaczonego terminu nie uda się zbudować pełnej wersji tej platformy – stąd pomysł uruchomienia Miniportalu e-Zamówień umożliwiającego częściową realizację wymagań unijnych.
Na razie nie wiadomo, czy w ramach właśnie tej usługi będzie można przesyłać ustrukturyzowane faktury i dokumenty. Wydaje się, że byłoby to najlepsze rozwiązanie – przede wszystkim nie wymagało by budowania nowego systemu informatycznego. W każdym razie wprowadzenie tych zmian jest nieuniknione, stąd warto, aby zarówno sektor publiczny, jak i potencjalnie zainteresowani realizacją zamówień publicznych już teraz rozpoczęli przygotowania do wdrożenia nowych rozwiązań.