Przygotowując, a następnie przeprowadzając likwidację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością trzeba pamiętać przede wszystkim o prawidłowym zastosowaniu przepisów Kodeksu spółek handlowych normujących te kwestie. Jednak nie są to jedyne przepisy, które trzeba brać pod uwagę w takich sprawach – nie mniej istotne są regulacje dotyczące Krajowego Rejestru Sądowego, czy zagadnień podatkowych i rachunkowych.
Etapy likwidacji spółki z o.o.
Procedura likwidacja spółki z o.o. jest procesem prowadzącym do jej rozwiązania, a więc zaprzestania działalności. Proces ten składa się z kilku, następujących po sobie etapów:
- Zajście przyczyny uzasadniającej rozwiązanie spółki z o.o.
Kodeks spółek handlowych przewiduje kilka przyczyn rozwiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Przede wszystkim ustawodawca wskazuje, że do jej rozwiązania dochodzi na podstawie przyczyn przewidzianych w samej umowie spółki (np. upływ czasu, na jaki spółka została powołana). Dalej rozwiązanie spółki z o.o. następuje także z powodu ogłoszenia jej upadłości, czy na żądanie jednego ze wspólników bądź członka zarządu – jednak w takiej sytuacji orzeczenie przez sąd rozwiązania spółki z o.o. możliwe jest tylko w przypadku, gdy osiągnięcie celu spółki stało się niemożliwe albo jeżeli zaszły inne ważne przyczyny wywołane stosunkami spółki. Na marginesie warto dodać, że w sytuacji, gdy spółka działa z naruszeniem prawa i zagraża interesowi publicznemu, prawo żądania jej rozwiązania przysługuje także właściwym organom państwowym.
Jednak w praktyce najczęściej spotykaną przyczyną rozwiązania spółki z o.o. jest uchwała wspólników o jej likwidacji lub przeniesieniu za granicę. Aby taka uchwała była skuteczna, koniecznie musi zostać stwierdzona protokołem sporządzonym przez notariusza. Wymóg ten nie dotyczy jedynie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością założonej z wykorzystaniem wzorca umowy. W takiej sytuacji wystarczy, że uchwała o likwidacji spółki z o.o. zostanie podpisana przez wszystkich wspólników kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź podpisem zaufanym.
Uchwała wspólników bądź orzeczeniu sądu o likwidacji spółki z o.o. formalnie rozpoczynają proces zakończenia jej działalności. Co prawda spółka nadal zachowuje osobowość prawną i dotychczasową nazwę, jednak musi używać przy niej dodatku „w likwidacji”.
- Powołanie likwidatorów
Cały proces likwidacji prowadzony jest przez likwidatorów spółki z o.o. Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, co do zasady, są nimi członkowie zarządu pełniący swoje funkcje w momencie zajścia przyczyny rozwiązania spółki. Jednak nie jest to zasada absolutna – umowa spółki bądź uchwała wspólników mogą przewidywać powierzenie funkcji likwidatorów spółki innym osobom. Przepisy prawa nie przewidują tutaj właściwie poważniejszych ograniczeń, umowa bądź uchwała wspólników mogą powierzyć funkcje likwidatora właściwie każdej osobie fizycznej posiadającej pełną zdolność do czynności prawnych – może to być zarówno wspólnik, członek zarządu, czy rady nadzorczej, jak i osoba trzecia. Jednocześnie taka uchwała nie musi zostać podjęta w szczególnej formie. Warto pamiętać, że w przypadku gdy o rozwiązaniu spółki orzeka sąd, również on ustanawia likwidatorów. Należy pamiętać, że wraz z ustanowieniem likwidatorów spółki wygasa mandat członków jej zarządu.
- Zgłoszenie likwidacji do sądu rejestrowego
Rozpoczęcie likwidacji następuje wraz ze zgłoszeniem tego faktu do sądu rejestrowego. Czynność tę może dokonać każdy z likwidatorów, stąd też mogą oni działać wspólnie bądź w pojedynkę. W każdym razie zgłoszenie otwarcia likwidacji przez jednego z likwidatorów oznacza, że inni nie muszą już dokonywać tej czynności. Kodeks spółek handlowych stanowi, że zgłoszenie to powinno zawierać informacje o otwarciu likwidacji, nazwiska i imiona likwidatorów oraz ich adresy, sposób reprezentowania spółki przez likwidatorów i wszelkie w tym zakresie zmiany, nawet gdyby nie nastąpiła żadna zmiana w dotychczasowej reprezentacji spółki.
Zgodnie z prawem zgłoszenie dokonuje się na urzędowym formularzu KRS Z61 wraz ze wskazanymi w nim załącznikami. Do jego prawidłowego wypełnienia – obok wskazanych powyżej informacji – konieczna jest znajomość numeru Krajowego Rejestru Sądowego oraz REGON, a także adres siedziby likwidowanej spółki. We wniosku należy także oznaczyć sąd rejestrowy, do którego składa się wniosek – z reguły jest to ten sam sąd, który dokonał rejestracji spółki.
- Przeprowadzenie postępowania likwidacyjnego
Podstawowym obowiązkiem likwidatora spółki z o.o. jest przeprowadzenie tzw. czynności likwidacyjnych. Kodeks spółek handlowych zalicza do nich zakończenie interesów bieżących spółki, wypełnienie zobowiązań oraz upłynnienie jej majątku. Jednocześnie likwidatorzy mogą rozpoczynać w imieniu spółki z o.o. w likwidacji nowe interesy jedynie w sytuacji, gdy jest to konieczne dla zakończenia jej spraw w toku.
Jedną z pierwszych czynności, jaką powinni podjąć likwidatorzy, jest dokonanie ogłoszenia o rozpoczęciu likwidacji spółki z o.o. i wezwanie wierzycieli do zgłaszania – w terminie trzech miesięcy od ogłoszenia – swoich wierzytelności. Tego typu ogłoszenie publikowane jest w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”, jednak nie ma przeszkód, aby przekazać je do wiadomości także w inny sposób (np. na stronie internetowej spółki).
W początkowym etapie postępowania likwidacyjnego głównym zadaniem likwidatorów jest sporządzenie bilansu otwarcia likwidacji. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości dokument ten musi zostać sporządzony w ciągu 15 dni od zajścia przyczyny powodującej likwidację. Likwidatorzy mają obowiązek przedstawić ten dokument do zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników – jednak, zgodnie z ustawą o rachunkowości na również na 15 dni przed datą zgromadzenia bilans musi być dostępny do wglądu dla każdego wspólnika. Należy pamiętać, że dokument ten mają obowiązek podpisać wszyscy likwidatorzy. Sporządza się go w oparciu o wycenę aktywów spółki z o.o. według ich wartości zbywczej, a więc takiej, jaką można uzyskać za dany składnik przy jego sprzedaży. Jednocześnie jeżeli likwidacja przedłuża się ponad rok, po upływie każdego roku likwidatorzy mają obowiązek składania sprawozdań ze swojej działalności.
Po sporządzeniu bilansu i upływie trzech miesięcy na zgłaszanie wierzytelności likwidatorzy powinni przystąpić do właściwych czynności likwidacyjnych, a więc przede wszystkim zakończenia interesów spółki z o.o., wypełnienia jej zobowiązań i spłaty wierzytelności oraz upłynnienia majątku. W tym ostatnim zakresie likwidatorzy muszą pamiętać o pewnych ograniczeniach, wynikających z KSH, w zakresie zbywania nieruchomości spółki z o.o. Może je zbywać jedynie w drodze licytacji, natomiast z wolnej ręki tylko w przypadku, gdy zgodę na to wyrażą wspólnicy w drodze uchwały. Jednocześnie sprzedaż z wolnej ręki nie może nastąpić po cenie niższej niż uchwalona przez wspólników przy wyrażaniu zgody na taką formę sprzedaży.
Poza tym likwidatorzy muszą pamiętać, że ustawa o rachunkowości nakłada na nich obowiązek sporządzenia bilansu także na dzień zakończenia likwidacji. Po zakończeniu wszystkich czynności likwidacyjnych może dojść do wykreślenia spółki z KRS.
- Wykreślenie spółki z rejestru
Jest to ostatni etap procedury likwidacji spółki z o.o. Trzeba pamiętać, że dopiero jej wykreślenie z rejestru stanowi moment rozwiązania spółki, a więc zakończenie jej bytu prawnego. Wykreślania dokonuje postanowieniem sąd rejestrowy.
Koszty likwidacji spółki z o.o.
Trudno ogólnie określić koszty likwidacji spółki z o.o. – składają się na nie zarówno opłaty sądowe, jak i wynagrodzenie likwidatorów, czy opłaty związane z koniecznością upłynnienia majątku spółki (np. w zakresie sporządzania aktów notarialnych przy sprzedaży nieruchomości). Same koszty związane ze składaniem wniosków do KRS, ogłoszeniami w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz podstawowymi czynnościami notarialnymi wynoszą ok. 2 200 złotych.
Poza tym udziałowcy zlikwidowanej spółki muszą pamiętać o obowiązku rozliczenia podatku dochodowego od umorzonych udziałów w spółce z o.o. Poza tym, jeżeli majątek likwidowanej spółki zostanie przekazany jej wspólnikom, czynność ta podlega opodatkowaniu podatkiem VAT.
Ile trwa likwidacja spółki z o.o.
Również w tym zakresie trudno podać ogólne dane, gdyż trwanie postępowania likwidacyjnego zależy przede wszystkim od zakresu działalności spółki (im jest on szerszy, tym proces likwidacji trwa dłużej) oraz od sprawności działania samych likwidatorów. W każdym razie – biorąc pod uwagę, chociażby czas potrzebny na zgłaszanie wierzytelności – proces ten musi trwać co najmniej nieco ponad trzy miesiące. W praktyce zdarza się, że likwidacja spółki trwa od kilku do kilkunastu miesięcy.
Jakie dokumenty są potrzebne do likwidacji spółki z o.o.
Przede wszystkim należy zgromadzić dokumenty konieczne do rozpoczęcia procesu likwidacji, a więc uchwałę wspólników o likwidacji spółki z o.o. (koniecznie sporządzoną w formie aktu notarialnego) oraz chwałę o ustanowieniu likwidatorów, w której określa się także sposób reprezentacji spółki w likwidacji. Następnie likwidatorzy muszą wypełnić formularz KRS-Z61, na którym zgłasza się otwarcie likwidacji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Do formularza KRS-Z61 należy – stosownie do okoliczności – dołączyć szereg załączników, np. KRS-ZR – wskazujący dane likwidatorów i sposób reprezentacji spółki z o.o. w likwidacji, czy KRS-ZL, który należy złożyć w przypadku, gdy w spółce ustanowiono prokurenta. Ponadto konieczne jest sporządzenie przez likwidatorów oświadczenie, że zgadzają się na pełnienie swojej funkcji oraz dowód uiszczenia opłat wymaganych za wpisy w Krajowym Rejestrze Sądowym. Poza tym trzeba przygotować ogłoszenie oraz wniosek o jego zamieszczenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, dowód uiszczenia opłaty za to ogłoszenie i bilans otwarcia likwidacji.
Likwidacja spółki z o.o. a pracownicy
W przypadku, gdy spółka z o.o. zatrudniała pracowników zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu pracy dotyczące likwidacji zakładu pracy. Przede wszystkim, jeżeli rozwiązanie stosunku pracy (zarówno zawartego na czas określony, jak i nieokreślony) następuje z powodu likwidacji pracodawcy ma on prawo skrócić okres wypowiedzenia do 1 miesiąca. Poza tym w takich przypadkach nie stosuje się przepisów chroniących pracowników przed wypowiedzeniem im stosunku pracy, a więc pracodawca może zwolnić pracownika będącego w okresie ochronnym przed emeryturą, a także w czasie jego urlopu bądź innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy (np. zwolnienia lekarskiego). Pracodawca podlegający likwidacji nie musi także – o ile działa ona w jego zakładzie pracy – informować organizacji związkowej reprezentującej pracownika posiadającego umowę o pracę na czas nieokreślony. Oczywiście podczas likwidacji spółka z o.o. musi uregulować wobec swoich pracowników wszystkie należności wynikające ze stosunku pracy.
Likwidacja spółki z o.o. w organizacji
Niekiedy może zdarzyć się, że konieczność likwidacji spółki zajdzie już na etapie jej organizacji – w takich sytuacjach odpowiednio stosuje się przepisy dotyczące likwidacji spółki z o.o. Jednak trzeba pamiętać, że rozwiązanie spółki z o.o. w organizacji następuje z chwilą zatwierdzenia sprawozdania likwidacyjnego przez zgromadzenie wspólników, a jej likwidatorzy mają obowiązek jednokrotnie zawiadomić o rozpoczęciu likwidacji. W takich przypadkach wierzyciele mają tylko jeden miesiąc na zgłaszanie swoich wierzytelności. Likwidatorzy nie mają także obowiązku dokonywania zgłoszenia do KRS rozpoczęcia likwidacji – wynika to z faktu, że na etapie organizacji spółki z o.o. po prostu nie zgłasza się jej do Krajowego Rejestru Sądowego. Jednocześnie wszystkie sprawy związane z likwidacją spółki z o.o. w organizacji należą do kompetencji sądu właściwego ze względu na miejsce jej siedziby.