Z początkiem maja Urząd Zamówień Publicznych opublikował swój informator, w którym odniósł się m.in. do dyskutowanej od jakiegoś czasu kwestii relacji pomiędzy obowiązkiem złożenia oferty w postaci dokumentu elektronicznego a przesłaniem wykonawcy skanu stosownej dokumentacji. W styczniu br. Krajowa Izba Odwoławcza zakwestionowała powszechną praktykę składania przez potencjalnych wykonawców swoich ofert właśnie w postaci skanu wymaganych przez zamawiającego dokumentów, oczywiście po wcześniejszym opatrzeniu ich stosownymi podpisami. Co prawda miesiąc po tym orzeczeniu KIO w analogicznej sprawie wyraziła odmienny pogląd, stwierdzając, że podpisany elektronicznie skan dokumentów przetargowych stanowi dokumentów elektroniczny, jednak ciągle otwarte pozostaje pytanie, który z poglądów utrzyma się w orzecznictwie Izby. Biorąc pod uwagę zarówno poglądy doktryny, jak i powszechną praktykę, czy też dotychczasowy dorobek orzeczniczy wydawać by się mogło, że wykonawcy mogą spać spokojnie. Jednak nie w każdym przypadku.
We wspomnianym Informatorze UZP zaprezentował ciekawą analizę prawną dotyczącą „równowartości” dokumentu elektronicznego i skanu podpisanego elektronicznie, jednocześnie przypominając, że nie w każdym przypadku zastosowanie takiej „wymiany” jest dopuszczalne. Zdaniem Urzędu w każdym takim przypadku trzeba brać pod uwagę zarówno kontekst złożenia danego oświadczenia lub wystawienia dokumentu, jak i cel w jakim go dokonano. W tej perspektywie za ofertę w postaci elektronicznej należy traktować zarówno skan dokumentów, jak i ich wersję powstałą jedynie za pomocą programu komputerowego – byleby w każdym z tych przypadków materiały zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jednak sprawa nie jest już tak prosta np. co do skanu referencji wystawionych wykonawcy. W takiej sytuacji opatrzenie skanu podpisem elektronicznym spowoduje – zdaniem Urzędu Zamówień Publicznych – że będzie on traktowany, jako potwierdzenie zgodności kopii z oryginałem. W każdym razie składając skan dokumentacji przetargowej zawsze trzeba badać, czy spełnia on wymagania określone przez zmawiającego w zakresie konieczności przedstawienia oryginałów lub kopii dokumentów.