Zgodnie z Prawem zamówień publicznych (art. 38 ust. 1) wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Jednocześnie ustawodawca wyraźnie sprecyzował maksymalne terminy, w których zamawiający musi udzielić wnioskowanych wyjaśnień. Regułą jest, że czynność tę należy dokonać co najmniej na sześć dni przed upływem terminu składania ofert. Jednak od reguły tej istnieje kilka wyjątków. Pierwszy z nich zakłada, że w przetargu ograniczonym oraz negocjacjach z ogłoszeniem – jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia – wyjaśnienia mogą zostać udzielone na cztery dni przed upływem terminu składania ofert. Natomiast w przypadku zamówień poniżej progów unijnych zamawiający ma prawo wywiązać się z tego obowiązku nawet na dwa dni przed ostatnim dniem składania ofert. Warto pamiętać, że aby wniosek o wyjaśnienie SIWZ został uznany za skuteczny, musi wpłynąć do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.
W każdym razie w praktyce jednym z najistotniejszych problemów jest zdefiniowanie, jakie informacje musi przekazać zamawiający wnioskodawcy, aby zostały one uznane za udzielenie przedmiotowych wyjaśnień. W orzecznictwie sądowym – czego jednym z dowodów jest wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 9 kwietnia 2019 roku, sygn. akt V ACa 41/18 – przyjmuje się, że obowiązek wyjaśnienia treści specyfikacji należy uznać za spełniony, jeśli zamawiający udzieli wykonawcy wyczerpującej, niepozostawiającej wątpliwości odpowiedzi. Natomiast przesłanie odpowiedzi nieodpowiadającej tym kryteriom po prostu należy uznać za niespełnienie omawianego tu obowiązku. Jednocześnie w orzecznictwie dominuje pogląd, zgodnie z którym udzielone odpowiedzi są wiążące dla stron i stanowią autentyczną wykładnię postanowień SIWZ, a nadto niejednoznaczność zapisów w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie może wywoływać negatywnych skutków w sferze interesów prawnych wykonawców.