Pracodawcy, chcąc dokładnie kontrolować swoich pracowników, bardzo często decydują się na monitorowanie zakładu pracy. Nie są jednak w pełni świadomi obowiązków, które muszą spełnić, aby móc monitorować osoby zatrudnione w czasie świadczenia przez nie pracy. Obowiązki te, szczególnie w ostatnich latach, na skutek implementowania do polskiego porządku prawnego regulacji związanych z ochroną danych osobowych (RODO) ulegały ciągłym modyfikacjom. Przedsiębiorcy, chcąc wprowadzić monitoring w swojej firmie, muszą zachować szczególną ostrożność, aby nie naruszyć praw swoich pracowników.
Cel monitoringu wizyjnego
Monitoring wizyjny w zakładzie pracy może niewątpliwie naruszać prawo do prywatności pracowników oraz inne dobra osobiste. Z drugiej jednak strony pracownik jest zobowiązany do świadczenia pracy pod kierownictwem pracodawcy. Zasady wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy muszą więc uwzględniać ścierające się ze sobą przeciwstawne interesy obu stron stosunku pracy. W związku z tym niezwykle ważnym jest, aby wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy realizowane było zgodnie z zachowaniem zasady niezbędności, jak i poszanowania dóbr osobistych pracowników.
Możliwość i warunki wprowadzenia w zakładzie pracy monitoringu wizyjnego uwzględniające prawa stron stosunku pracy znajduje się w art. 222 kodeksu pracy. Pracodawca jest uprawniony do montażu monitoringu wizyjnego, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników w zakładzie pracy, ochrony mienia, kontroli produkcji, jak również zachowania tajemnicy, której wyjawienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Powyższy katalog jest katalogiem zamkniętym, a pracodawcy nie są uprawnieni do monitorowania zakładu pracy w innych celach niż powyżej wymienione.
Bezpieczeństwo pracowników w zakładzie pracy odnosi się zarówno do bezpieczeństwa związanego z samym procesem świadczenia przez nich pracy (np. w celu uniknięcia wypadku przy pracy), jak również w związany z zagrożeniem wynikającym z obecności osób trzecich na terenie zakładu pracy, których obecność i sposób zachowania może nieść potencjalne niebezpieczeństwo dla pracowników (np. podczas sprzedaży w sklepach całodobowych w porze nocnej). Monitoring wprowadzony ze względu na konieczność ochrony mienia ma za zadanie chronić pracodawcę przed kradzieżą ze strony zarówno pracowników, jak i osób trzecich. Przesłanka „kontroli produkcji” związana jest z optymalizacją procesu pracy przez pracowników, zaś zachowanie tajemnicy, której wyjawienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę ma odzwierciedlenie w tajemnicy przedsiębiorstwa oraz know-how zastosowanego w zakładzie pracy (np. sposób organizacji pracy, informacje technologiczne), których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę.
Pracodawcy nie są więc uprawnieni do wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy jedynie ze względu na chęć kontrolowania swoich pracowników, kontrolę efektywności ich pracy lub też czasu pracy. Jednakże analizując powyżej wymienione przesłanki wydaje się, że praktycznie w każdym wypadku i w każdym rodzaju działalności możliwe jest wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy, nawet jeśli faktycznym jego celem jest chęć kontroli pracowników przez pracodawcę.
Miejsca wyłączone spod monitoringu
Pracodawca jest uprawniony do monitoringu wizyjnego nie tylko w odniesieniu do samego zakładu pracy, ale również do monitorowania terenu wokół zakładu pracy, np. drogi dojazdowej. Nie oznacza to jednak jeszcze przyzwolenia na monitorowanie całego zakładu pracy.
Ustawodawca bezwzględnie wyłączył możliwość monitorowania pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, czym dał wyraz poszanowaniu zasadzie wolności i niezależności związków zawodowych. Wyłączeniu spod możliwości nagrywania podlegają również pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki oraz palarni, chyba, że spełniona zostanie któraś z przesłanek wymieniona w art. 221 § 1 kp, nie naruszy to prawa do prywatności pracownika oraz samo nagranie zostanie wykonane techniką uniemożliwiającą rozpoznanie przebywających w pomieszczeniu osób.
W odniesieniu do pomieszczeń sanitarnych, prócz spełnienia powyższych przesłanek, pracodawca powinien uzyskać dodatkowo zgodę zakładowej organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników.
Gromadzenie danych z monitoringu
Pracodawca jest uprawniony do gromadzenia i przetwarzania danych zgromadzonych w wyniku dokonywania monitoringu wizyjnego przez okres jedynie 3 miesięcy od dnia sporządzenia nagrania. Po upływie tego okresu, nagrania zawierające dane osobowe pracowników i ich wizerunek podlegają zniszczeniu, chyba że stanowią np. dowód w innym postępowaniu (np. przed sądem pracy lub w sprawie karnej), lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu. W razie braku usunięcia danych z monitoringu, ich przetwarzanie będzie odbywało się bez podstawy prawnej, co z kolei może rodzić konsekwencje prawne dla pracodawcy.
Podkreślenia wymaga także fakt, że pracodawca jest uprawniony jedynie do gromadzenia danych video z monitoringu, co oznacza, że jest uprawniony do utrwalania jedynie obrazu z wyłączeniem dźwięku z nagrania.
Warunki wprowadzenia monitoringu
Pracownicy przed wprowadzeniem monitoringu w zakładzie pracy muszą zostać poinformowani co najmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Poinformowanie pracowników odbywa się „w sposób przyjęty u danego pracodawcy”, a więc może zostać zrealizowane zarówno w postaci obwieszczenia w zakładzie pracy w miejscu ogólnodostępnym dla wszystkich pracowników, jak i w drodze pisemnych oświadczeń składanych przez pracowników.
Dodatkowo cel, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. W wypadku nowozatrudnionych pracowników, pracodawca zobowiązany jest do poinformowania o powyższym pracowników przed dopuszczeniem ich do pracy.
W razie wprowadzenia monitoringu, pracodawca musi pamiętać o stosownym oznaczeniu monitorowanych pomieszczeń w sposób widoczny i czytelny poprzez umieszczenie oznaczeń lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż na 1 dzień przed uruchomieniem monitoringu.
Monitoring, a odpowiedzialność pracodawcy
Pracodawcy powinni pamiętać, że gromadzone i przetwarzane przez nich dane osobowe podlegają kontroli przez samych pracowników. Pracownikom przysługuje prawo uzyskania dostępu do danych oraz informacji o ich przetwarzaniu na podstawie wprowadzonego monitoringu, jak i prawo do uzyskania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Pracownik nie jest zobowiązany do wskazywania celu oraz podstawy swojego żądania. Wydaje się, że jest to najbardziej skuteczne zabezpieczenie przed nadużyciami pracodawców w stosunku do pracowników, które mogą wynikać z obowiązującego w zakładzie pracy monitoringu wizyjnego (np. poprzez kontrolę, czy gromadzone dane osobowe są każdorazowo usuwane po upływie 3 miesięcy).
Za naruszenie przepisów dotyczących monitoringu wizyjnego pracodawcy ponoszą odpowiedzialność pieniężną na podstawie przepisów RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. W skrajnych wypadkach kara przewidziana przez przepisy prawa to nawet 20 mln lub 4% łącznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego. W razie nielegalnego przetwarzania danych osobowych, w wypadkach, gdy dany podmiot nie jest do tego uprawniony, w grę może wchodzić odpowiedzialność karna na podstawie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.
Niezależnie od powyższego, pracownik, którego dobra osobiste zostały naruszone, może domagać się od pracodawcy stosownego odszkodowania z tytułu poniesionej szkody na podstawie przepisów kodeksu cywilnego. Dopuszczalnym jest skorzystanie przez pracownika z uprawnień, które niesie za sobą art. 55 § 11 kp i rozwiązanie przez pracownika stosunku pracy na skutek ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika.
Autor: Adwokat Marcin Wasilewski