Przez ostatni rok zdążyliśmy się przyzwyczaić do nieodłącznego elementu wizyty na każdej stronie internetowej – tj. konieczności wyrażenia różnego rodzaju zgód związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Oczywiście jest to pokłosie unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) i związanych z nim zmian w polskim prawie. Rzeczywiście biorąc pod uwagę czas, który minął od wejścia w życie unijnych regulacji – a więc 25 maja 2018 roku – można mieć wrażenie, że administratorzy danych osobowych skupili swoją uwagę przede wszystkim na zapewnieniu zgodności przetwarzania danych w Internecie. Tymczasem zasady ochrony danych osobowych w równej mierze dotyczą informacji zgromadzonych „na papierze”, a więc w różnego rodzaju firmowych archiwach, gdzie niejednokrotnie panuje bałagan, który może narazić przedsiębiorców na poważne konsekwencje wobec Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Począwszy od dokumentacji medycznej, poprzez różnego rodzaju umowy, aż po zgody na udział w programach promocyjnych – to tylko niektóre przykłady danych osobowych przechowywanych w formie papierowej w różnego rodzaju przedsiębiorstwach. Oczywiście RODO dotyczy również tego typu danych, jednak – co bardzo ważne – przedsiębiorcy nie mają obowiązku przechowywać ich w nieskończoność. Generalnie okres archiwizacji zależy od typu dokumentacji oraz ewentualnych roszczeń związanych ze zdarzeniami w niej potwierdzonymi. Zdecydowanie najdłużej należy przechowywać dokumentacje pracowniczą, co do pozostałej, najczęściej liczy się okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych, czy podatkowych. W każdym razie przedsiębiorca naraża się na karę zarówno wówczas, gdy przechowuje takie materiały dłużej niż jest to konieczne, jak i wtedy, gdy nie zapewnia ich bezpieczeństwa – zwłaszcza w zakresie niedostępności dla osób postronnych.