Postępowania organizowane w celu wyłonienia wykonawcy zamówienia publicznego co do zasady są jawne. Oznacza to, że właściwie każdy zainteresowany może zapoznać się z ofertami złożonymi w ramach konkursu. To z kolei oznacza, że startujący w nim narażają się na ujawnienie informacji, których publikacja mogłaby zaszkodzić w prowadzeniu przez nich biznesu. Aby przeciwdziałać takim sytuacjom ustawodawca w Prawie zamówień publicznych wprowadził mechanizm zastrzeżenia danych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. W celu zapewnienia ich niepublikowania wykonawca – nie później niż w terminie składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu – musi zastrzec, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazać, iż podane informacje rzeczywiście stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. To z kolei oznacza, że korzystając z tych rozwiązań potencjalny wykonawca nie może dowolnie, według swojego uznania, żądać utajnienia określonych danych. Przypomniała o tym niedawno Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 7 czerwca 2019 roku, sygn. akt 622/19.
W pierwszym rzędzie KIO uznała, że wykonawca zastrzegając informacje musi kierować się zasadą minimalizmu. W praktyce oznacza to, że ubiegający się o udzielenie zamówienia może zastrzec jedynie te dane, które są kluczowe z punktu widzenia ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Stąd też zamawiający może żądać utajnienia poszczególnych informacji, a nie np. całych akapitów dokumentacji, w których zawarto chronione dane. Utajnieniu nie mogą także podlegać ogólne, ocenne stwierdzenia, związane np. z deklaracjami o uzyskaniu nadzwyczaj korzystnej ceny towaru mającego służyć realizacji zamówienia, bądź posiadaniu wyjątkowo wykwalifikowanego personelu. W cytowanym orzeczeniu Krajowa Izba stwierdziła, że tego typu sformułowania nagminnie pojawiają się w dokumentacjach konkursowych, a więc nie mogą zostać uznane za tajemnicę przedsiębiorstwa. W związku z tym KIO dopuszcza np. zastrzeżenie tylko konkretów zaoferowanej ceny, pod warunkiem, że ich ujawnienie mogłoby spowodować upublicznienie szczegółów współpracy zamawiającego z jego kontrahentem.